Was ist eine PDF-Datei?

PDF — Portable Document Format

Worum handelt es sich?

PDF ist ein Dokumentformat, das dafür entwickelt wurde, überall exakt gleich angezeigt zu werden: gleiche Seite, gleiche Schriftarten, gleiche Bilder – unabhängig von Computer, Betriebssystem, Anzeigeprogramm oder Drucker. Während sich eine Textverarbeitungsdatei beim Öffnen neu zusammensetzt, legt PDF die Position jedes Elements ein für alle Mal fest.

Technisch gesehen ist ein PDF kein Bild, sondern eine Seitenbeschreibung, die von der Sprache PostScript abstammt: Es enthält Zeichenanweisungen, echten, markierbaren Text, eingebettete Schriftarten und gegebenenfalls Bilder. Deshalb lässt sich der Text eines gut erstellten PDFs kopieren – was bei einem eingescannten PDF nicht möglich ist, das lediglich ein im Container eingeschlossenes Foto darstellt.

Geschichte & Herkunft

Das PDF entstand aus dem 1991 bei Adobe von Mitbegründer John Warnock gestarteten Projekt Camelot, mit einem einfachen Ziel: jedem den Austausch eines Dokuments unter Beibehaltung seines exakten Erscheinungsbilds zu ermöglichen. Version 1.0 wurde 1993 zusammen mit Acrobat vorgestellt.

Lange Zeit proprietär, wurde das Format 2008 von Adobe geöffnet und als ISO-Norm 32000 veröffentlicht. Seitdem sind spezialisierte Varianten entstanden: PDF/A für die Langzeitarchivierung (das alles verbietet, was von externen Elementen abhängt, einschließlich Schriftarten), PDF/X für den Druck, PDF/UA für die Barrierefreiheit.

Warum es nützlich ist

Seine Stärke ist die Treue: Was Sie sehen, sieht auch Ihr Empfänger, und genau das kommt aus dem Drucker. Deshalb zirkulieren Angebote, Rechnungen, Verträge, Abschlussarbeiten und behördliche Unterlagen als PDF.

Es unterstützt zudem elektronische Signaturen, Verschlüsselung, Passwortschutz, ausfüllbare Formulare und Metadaten – all das, was eine einfache Textdatei nicht leisten kann. Und es lässt sich überall lesen, ohne dass etwas installiert werden muss.

Grenzen & Nachteile

Was seine Qualität ausmacht, ist zugleich seine Grenze: Ein PDF lässt sich schlecht bearbeiten. Um einen Satz zu korrigieren, muss man entweder das Ausgangsdokument erneut öffnen oder eine eher ungenaue Nachbearbeitung in Kauf nehmen.

Sein Text passt sich nicht an die Bildschirmbreite an: Auf einem Smartphone wird eine A4-Seite winzig klein oder erzwingt seitliches Scrollen. Und ein aus einem Scan stammendes PDF enthält keinerlei nutzbaren Text – weder Suche noch Kopieren – solange keine Texterkennung (OCR) durchgeführt wurde.

Praktische Tipps

Nutzen Sie PDF für das fertige Dokument, das verbreitet, gedruckt oder archiviert wird. Um den Inhalt weiterzubearbeiten, konvertieren Sie es in DOCX oder ODT: Sie erhalten einen bearbeitbaren Text, sofern das PDF kein Scan ist. Um nur den reinen Text ohne Formatierung zu extrahieren, nutzen Sie TXT.

Ein zu großes PDF liegt fast immer an den enthaltenen Bildern. Prüfen Sie vor dem Versand, was tatsächlich enthalten ist: Schon wenige Fotos in voller Auflösung genügen, um aus einem zehnseitigen Dokument eine Datei von mehreren Dutzend Megabyte zu machen.

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